Волонтерство – це емоції і постійний біг по колу: добути грошей, купити, доставити і знову добути грошей, купити, доставити.Війна не залишає нам часу на формальності. Ми допомагаємо або швидко, або ніяк.
Проблеми ж починаються пізніше.
Привіт! З вами знову пані необхідна Бюрократія і сьогодні продовжимо тему бюрократично безпечного волонтерства.
Спочатку було Слово і слово було Запит
Запам’ятайте базове правило волонтера – благодійність завжди починається з прохання і завжди закінчується звітом.
Запит – це база, ґрунт, основа, фундамент благодійництва. І це логічно. Чому б ви допомагали тому, хто не просив?
Запит – це не документ на А4 написаний Times New Roman 14 шрифтом – він може бути написаний у месенджері чи на коліні, головне – щоб він був.
Ви можете збирати вхідні запити у формах:✔️ листів – прохань;✔️ повідомлень у месенджерах;✔️ коротких письмових повідомлень після отримання дзвінка.
Розберемось детально.
Не важливо у якій формі вам надіслали запит, переконайтеся, що він має всю необхідну для вас інформацію:● він адресований саме вам;● описано що конкретно потрібно;● кому потрібно;● і навіщо (коротко).
Приклад: «Потрібен бінокуляр для 2 взводу 1 роти, напрямок …».
1. Лист-запит. Це ідеально, але майже фантастично нереально. Якщо ж вам пощастило, лист необхідно одразу перевірити:чи лист адресований вам;чи зазначено у ньому, що саме потрібно;чи зрозуміло, для кого потрібно (підрозділ, бригада, частина);чи є у листі ПІБ та посада того, хто звертається;дата запиту.
Що з ним робити: зберігаємо оригінал або скан, робимо резервну копію на хмарі.
2. Повідомлення в месенджері (найчастіше). Стандартний робочий варіант, але потребує від вас додаткових дій, щоб перетворити повідомлення на запит.
Відкрийте профіль адресанта:● чи видно імʼя і прізвище;● людину на фото;● чи можна встановити, що це жива людина, а не одноразовий акаунт.Якщо ні – обов’язково уточніть дані!
Запит у стилі «дуже треба» – не запит. Попросіть написати або сформулюйте разом коротко потребу.
3. Зробіть скріншот та збережіть на хмару / комп’ютер, флешку – це ваш документ.На скріншоті повинно бути видно: дату, ім’я контакту, що попросили.
4. Якщо прохання отримано дзвінком після дзвінка зафіксуйтеся повідомленням в месенджері, наприклад «прошу підтвердити запит…», або «скиньте, будь ласка, коротким повідомленням, що саме потрібно і для кого».
Отримати і зберегти запит – ваша задача на цьому етапі. Саме ви несете відповідальність своєю репутацією і довірою до вас: перед суспільством, перед державою, перед тими, кому ви допомагаєте. Тож дбати про те, щоб мати підтвердження кожній вашій дії повинні саме ви.
Що не підтверджено документом – того не було
Отож, запит отримано, кошти зібрано, допомогу придбано і передано. А як підтвердити, що ви передали її за адресою?
Хороша новина – ви, як фізична особа, не зобов’язані вести бухгалтерський облік. Погана – облік вести все ж треба.
🔗 Передача має бути прив’язана до конкретного запиту і належним (або доступним) чином зафіксована.
При фіксації передачі головна інформація, це – ● що передали (найменування, кількість);● хто отримує – людина або підрозділ;● коли передали.
Ідеальний варіант – це акт приймання-передачі від вас до отримувача.
Наполягайте на укладенні акту, якщо передаєте цінне майно (автівки, теплики, дорогу техніку тощо).
Акт може бути написаний від руки, довільної форми, але повинен містити обов’язкові реквізити первинного документу:✔️ назва документу✔️ дата та місце складання✔️ сторони (волонтер та отримувач: повні імена, РНОКПП, контакти)✔️ чіткий перелік майна та кількості майна✔️ ідентифікатор майна: VIN-код, модель, марка (те, що надає майну індивідуальної ознаки)✔️ підписи сторін
Достатніми також є скріншот з переписки («отримали, дякую») або фото-, відео звіт
Подбайте зберегти це підтвердження, не залишайте їх в чаті. Чати зникають, акаунти видаляються, телефони ламаються – підтвердження має залишитися.
Ці документи повинні підтвердити, що ви передали допомогу реальним отримувачам, а вони її прийняли.
Безпековий відступ (важливе). Коли вам надсилають фото чи відео – перед публікацією переконайтеся, що з них неможливо встановити локацію чи ідентифікувати особи отримувачів (військових).
Навіть випадкова деталь – дорожній знак, частина незвичайного фасаду, геолокація у файлі – може мати небезпечні наслідки і для вас і для отримувача.
Кримінальним кодексом України (ст. 114-2) встановлена відповідальність за несанкціоноване поширення інформації про: ▪️ направлення, переміщення зброї, озброєння та боєприпасів;▪️ рух, переміщення або розміщення Збройних Сил України чи інших військових формувань▪️ в умовах воєнного або надзвичайного стану.
І це не абстрактна норма «десь у теорії». Ваша необережність може видати ворогу місцезнаходження бригади, інформацію про особу військового, а наслідки такої необережності стане здоров’я та життя.

❗ Правило фото- відеозвіту для волонтера: краще показати менше, але безпечно.
Де гроші, Лебовські?
Кошти потрібно збирати на волонтерський рахунок, який ви зареєстрували у податковій. Як правильно і безпечно провадити збори коштів ми обговорювали у минулій статті.
Але як і перед ким за них звітувати?
У благодійній діяльності діє просте правило: кожен донор має право знати, що сталося з його допомогою.
І тут не має значення:● дав він куртку;● перерахував 20 гривень;● чи передав автомобіль. Розмір допомоги не впливає на право поставити питання.
Окрім запитів та підтвердження передачі завжди зберігайте:✔️ банківські виписки з рахунків на яких провадили збори;✔️ чеки, квитанції, накладні, рахунки на придбання допомоги.
Заведіть собі табличку (Excel, Google-таблицю, зошит в клітинку). У табличці фіксуйте:▪️ на які потреби збирали▪️ звідки кошти приходили▪️ дата надходжень та суми▪️ на що кошти витрачали▪️ дати та суми витрат▪️ дати передачі допомоги▪️ посилання на звіти (акт, файл, лінки на пости)
Маєте залишок зі збору:напишіть про це;поясніть, що плануєте з ним робити;або узгодьте використання на інші потреби.
Ви повинні мати змогу швидко і чітко визначати ланцюжок: скільки – кому – куди – як
Навіщо це насправді потрібно? Бо рано чи пізно хтось поставить пряме питання:«Де гроші?»І добре, якщо відповідь у вас вже готова.
Люди хочуть бачити звіти – це не вияв недовіри від них. Це вияв поваги від вас: до донатерів, до себе, до волонтерства в цілому.
Замикаємо коло: ✔️ запит;✔️ збір;✔️ передача;✔️ звіт.
Цей ланцюжок не про ідеальні папери. Він про захист вас і вашої справи.
❗ Слідуйте цим правилам:через нехочучерез брак часучерез злість
Ви свідомі нашої реальності. Ви вже чули від знайомих і друзів про запити від банків та податкової.Ви бачили історії в мережі про «волонтерські» гроші, програні в казино.Ви читаєте коментарі під постами зі зборами.Ви спостерігаєте, як «позитивні блогери» виливають бруд про автівки й квартири, нібито придбані волонтерами за рахунок донатів.
У більшості випадків – це інформаційний шум, але ми мусимо з ним рахуватися.
Для волонтера репутація – це все.Якщо настане момент, коли у вас попросять звіт, а ви не зможете надати підтверджень – репутація буде втрачена.Разом із нею до вас зникне довіра.А без довіри ви втратите можливість допомагати.
Бюрократія не ворог волонтерству. Вона може працювати на вас.Користуйтеся нею вміло.

А цю інформацію я залишаю виключно на ваш розсуд
Якщо ви зареєстровані у Реєстрі волонтерів, слід розуміти, що цей Реєстр веде Державна податкова служба.А її основне завдання – адмініструвати податки.Від сплати податків за волонтерську діяльність ви звільнені. А від обов’язку звітування – ніт.
Починаючи з 2014 року, держава так і не створила окремого інструменту податкової звітності для волонтерів. Тому вся волонтерська діяльність фізичних осіб змушена «вкладатися» у загальну річну декларацію про майновий стан і доходи – інструмент, який для цього не призначений.
Така декларація подається до податкового органу за місцем обліку волонтера (за зареєстрованим місцем проживання) до 1 травня року, що настає за звітним.
Подати декларацію можна одним із способів:● онлайн через Електронний кабінет платника податків ● поштою (через Укрпошту);● або безпосередньо в податковому органі.
Але майнова декларація має істотний мінус:у ній неможливо показати лише волонтерські кошти –ви зобов’язані відобразити ВСІ доходи, отримані протягом звітного року:● заробітну плату;● винагороди за договорами ЦПХ;● нерухомість (якщо вона була придбана / продана у періоді);● транспортні засоби;● корпоративні права;● інше цінне майно● інші доходи, з яких податки утримував податковий агент (банк, роботодавець, страхова тощо).
І при заповненні декларації у вас можуть виникнути два принципово різні сценарії.
Перший. Надходження відповідають вимогам пп. 165.1.54 Податкового кодексу України (далі – ПК України): ви зареєстрований волонтер, кошти отримані на зазначені при реєстрації рахунки, маєте підтвердження цільового використання.
Тоді такі кошти не є доходом, відображаються у загальній сумі надходжень (і мають бути пояснені документально у разі надходження запиту).
Окремого рядка «волонтерські кошти» у декларації НЕМАЄ.
Другий. Надходження НЕ відповідають вимогам пп. 165.1.54 ПК України.
Якщо:▪️ кошти отримані на рахунки, не зазначені в Реєстрі;▪️ відсутні підтверджуючі документи;▪️ або кошти використані не на цілі, визначені законом,
такі надходження визнаються вашими доходами і з них доведеться сплатити податки.
З одного боку, Державна податкова служба прямим текстом каже – волонтери, декларуйтеся!
Водночас Податковий кодекс України виходить з іншої логіки: обов’язок подання декларації вважається виконаним, якщо протягом звітного року особа не отримувала доходів, щодо яких прямо встановлено обов’язок декларування (у п. 179.2 ПК України).
А кошти, отримані від провадження волонтерської діяльності за умови дотримання вимог, визначених Податковим кодексом, не віднесені до переліку доходів, щодо яких такий обов’язок виникає.

09-03-2026

Ваша необхідна Пані Бюрократія